ATS: ¿qué es y por qué es necesario que lo uses en tu empresa?
Actualizado: 8 ago
Un ATS (Applicant Tracking System) no es solo un Sistema de Seguimiento de Candidatos. Con este software puedes gestionar y automatizar el proceso completo de contratación, desde la creación y publicación de ofertas hasta la selección final. Aquí te explicamos todo lo que puedes hacer para que, cuando te decidas por un ATS, elijas informado y según tus necesidades.
Hagamos un test:
- ¿Revisas los currículums uno a uno para una vacante?
- ¿Inviertes demasiado tiempo en buscar información sobre candidatos específicos?
- ¿Pierdes la pista de algunos perfiles con potencial entre tantos otros?
- ¿Te resulta difícil coordinar y programar entrevistas de manera eficiente?
- ¿Te cuesta mantener una comunicación fluida y constante con todos los candidatos?
- ¿Tienes problemas para compartir perfiles y evaluaciones con el equipo o el cliente interno?
- ¿Dedicas gran parte de tu jornada a tareas administrativas?
Si respondiste al menos dos “sí”, lo que necesitas es un ATS (Applicant Tracking System).
Porque dentro de la gestión de Recursos Humanos, son tareas esenciales del reclutamiento y selección de personal, y que con un sistema como este —también conocido como Sistema de Seguimiento de Candidatos— puedes organizar y optimizar desde una única plataforma.
Estamos hablando de centralizar toda la información de los postulantes y gestionar las actividades para mantener el orden, mejorar la experiencia del candidato, agilizar el tiempo y reducir los errores humanos.
Pero antes de profundizar, partamos entendiendo la definición de ATS.
¿Qué es un ATS?
Un ATS es un software de Recursos Humanos diseñado para que reclutadores y empleadores puedan gestionar de manera eficiente y con calidad todo el proceso de contratación. Y es que una plataforma así da la posibilidad de:
Recibir y revisar una gran cantidad de postulaciones a un proceso.
Mantener una comunicación fluida y profesional con los candidatos, mejorando su experiencia.
Seleccionar a los perfiles con las competencias requeridas en menor tiempo.
Compartir información de los postulantes con otros miembros del equipo de analistas.
Proporcionar reportes claros y objetivos a los clientes internos para la toma de decisiones.
¿El objetivo?
Ser una respuesta a la falta de tiempo, a la obligación de mejorar los procesos y a la necesidad de reducir los costos asociados al reclutamiento y selección de personal.
¿Quiénes usan el ATS?
Reclutadores o analistas de selección
Además de buscar maneras de optimizar el proceso de selección, los profesionales del departamento de Recursos Humanos usan diariamente este software. ¿Qué hacen con él? Pues, emplean funcionalidades para:
La atracción de talentos, como la difusión de vacantes en distintos portales a la vez.
Automatizar el proceso de selección, por ejemplo, mediante el movimiento de candidatos entre etapas basado en criterios predefinidos por el analista.
Rankear a los postulantes en base a sus resultados en evaluaciones.
Facilitar el envío masivo de correos a candidatos.
¡Y esto es solo un breve recorrido de lo que pueden hacer! Si te quedas, te darás cuenta de cómo un Applicant Tracking System optimiza todo el proceso.
Líderes que solicitaron una vacante o clientes internos
Los analistas pueden compartir con sus clientes internos los informes de los postulantes o la vista de un comparador de varios perfiles al mismo tiempo. Todo para identificar al mejor candidato de forma rápida.
Postulantes
Los aspirantes también interactúan con los ATS. Esto puede darse al subir su información profesional, responder tests, usar herramientas para la programación de entrevistas, la carga de documentos y experimentar un proceso con un diseño intuitivo (y menos tedioso) que mejora la experiencia del candidato.
Revisa la imagen para ver de qué otras formas los postulantes usan un Applicant Tracking System.
¿Cómo funciona un Sistema de Seguimiento de Candidatos?
El funcionamiento de los Sistemas de Seguimiento de Candidatos modernos es intuitivo y fácil. Así que incluso los reclutadores que menos se familiarizan con la tecnología, pueden dominarlos rápidamente y aprovechar al máximo todas sus características, tales como:
Solicitud y almacenamiento de documentos del candidato.
Formulario de reclutamiento de personal personalizado (para la postulación).
Coordinación y agendamiento de entrevistas.
Creación de base de datos de candidatos o talent pool.
Herramientas de atracción de talento y difusión (sitio de empleos propio, multiposting, integración con portales de trabajo y geolocalización de vacantes, entre otros).
Descarte automático de perfiles según criterios predefinidos.
Con funcionalidades así (y otras más), una plataforma ATS simplifica el trabajo de los analistas, transformando el reclutamiento y selección en un proceso más eficiente, efectivo y organizado.
Así que, con el ATS, olvídate de la carga operativa. ¡Eso déjaselo al sistema! Tú solo pon el foco en cómo identificar al mejor candidato.
Funciones clave del ATS según cada etapa del proceso
Para cada momento de la selección se requieren distintas funciones clave del ATS.
Para la creación de procesos
Buscador de perfiles basales y personalización de procesos
Hoy en día, los sistemas de seguimiento de solicitantes cuentan con tan alta tecnología que, en solo unos minutos, los reclutadores pueden crear procesos totalmente completos. Y no solo eso, las plataformas —como la de Genomawork— que usan Inteligencia Artificial ayudan a determinar las habilidades necesarias para el cargo (basales) y así crear un proceso con etapas y evaluaciones definidas en pocos segundos.
Para la atracción de talentos y un proceso de postulación fácil
Multiposting e integración con portales
Con un solo clic, el reclutador difunde la vacante en distintos portales para llegar a más potenciales candidatos.
Sitio de empleo propio
Para la búsqueda del talento, un sitio propio permite a la empresa mostrar todos sus cargos disponibles y entregar información clave a los postulantes. Es un espacio que se personaliza para que refleje la cultura y los beneficios de formar parte de la organización.
👉 Para más información, revisa qué herramientas de atracción de talento utilizar
Mobile first y gamificación
En el caso de Genomawork, la plataforma ATS está diseñada para desplegarse en cualquier dispositivo, incluso en teléfonos móviles. Esto con el fin de mejorar la experiencia del candidato desde la postulación en adelante. La gamificación, por su parte, busca emplear técnicas de juegos en el proceso de reclutamiento y selección para mantener a los postulantes interesados en participar.
Carga de CV y autollenado
Esta función le ahorra tiempo al candidato, ya que con solo subir su currículum la postulación se completa automáticamente con toda su información.
👉 Para más detalles, revisa cómo funciona un formulario de reclutamiento de personal.
Para analizar candidatos
Análisis de CV
Los Applicant Tracking System cuentan con IA para encontrar palabras clave en un CV y poder distinguir así a los perfiles con los que se debería avanzar cuando cumplan los requerimientos mínimos.
Pruebas psicométricas y evaluaciones
A través de un sistema de seguimiento de solicitantes también se pueden realizar evaluaciones para conocer al mejor talento a través de la medición de un conjunto de habilidades y rasgos, como los cognitivos, conductuales y de personalidad.
Informe de métricas
Gracias a People Analytics, un ATS recopila y analiza datos en tiempo real. Esto le permite generar métricas y reportería que ofrecen insights interesantes sobre el estado del proceso y los resultados del candidato en las evaluaciones.
Para la etapa de entrevistas
Programación de entrevistas
Esta función es tan simple como permitir el agendamiento automático de entrevistas con los candidatos que avanzan a esa etapa.
Video entrevistas
El software ATS también puede contar con una sección de video entrevista, que facilite el que el postulante se grabe a sí mismo respondiendo las preguntas que previamente configuró el reclutador. Dichas respuestas pueden puntuarse y volver a verse.
Para la decisión de contratación
Ranking de candidatos
Esta funcionalidad permite a los reclutadores identificar rápidamente a los postulantes que cuentan con las competencias necesarias para un puesto. Utilizando algoritmos y criterios predefinidos, un ATS evalúa y clasifica a los talentos en función de sus habilidades, experiencia y otros factores clave.
👉 Revisa aquí más detalles sobre el ranking
Comparador de candidatos
El comparador de perfiles es una herramienta para identificar al mejor candidato. Y básicamente permite visualizar datos de varios postulantes al mismo tiempo, como rasgos de personalidad, habilidades y respuestas a killer questions. El objetivo es tener una visión más completa y ordenada de los resultados de los aspirantes en el proceso.
Compartir perfiles al cliente interno
Esta funcionalidad permite enviar un informe con perfiles al cliente interno para que conozca los que han avanzado y son más prometedores. No hace falta que ingrese a la plataforma, es una función que se automatiza y acelera el proceso de decisión. Esta es otra manera de identificar al mejor candidato.
¡Y todas estas son solo algunas de las funcionalidades de un ATS!
¿Por qué los reclutadores utilizan un ATS?
Si viste las funciones clave del ATS es lógico entender por qué lo usan. ¡Con este software de Recursos Humanos consiguen digitalizar y automatizar el proceso de selección en sus diferentes fases!
Tareas que antes se realizaban manualmente ahora se manejan en un entorno tecnológico, que acelera su ejecución y mejora la eficiencia.
👀 Hagamos un resumen:
Desde la revisión de currículums y la programación de entrevistas hasta el enviar correos electrónicos, gestionar postulantes, analizar evaluaciones, comparar perfiles y generar informes, entre otras. Todas estas actividades se realizan de manera más rápida y precisa.
¿Cómo un ATS ayuda a una contratación más justa?
Acelerar el proceso de contratación significa optimizar el flujo de trabajo, liberando tiempo que vale oro para los reclutadores. Pero no es lo único; un ATS permite mantener prácticas de contratación más justas.
1. Mitiga los sesgos inconscientes
Un ATS permite reducir sesgos al apoyar la gestión del proceso de selección en datos objetivos e imparciales. Y es que puede programarse para filtrar perfiles basándose, por ejemplo, en habilidades, experiencia y resultado de evaluaciones, dejando de lado información personal que podría llevar a decisiones arbitrarias que favorezcan a un postulante por razones no determinantes en el futuro desempeño.
👉 Puede que te interese saber cómo filtrar candidatos.
2. Reduce la posibilidad de errores
La automatización de tareas repetitivas, como la generación de informes de evaluación de candidatos, minimiza la intervención humana y, por lo tanto, reduce la probabilidad de errores manuales que podrían afectar la equidad del proceso.
3. Mejora la transparencia
Un ATS permite a los reclutadores un seguimiento claro, detallado y ordenado de cada etapa de la selección. Esto permite tratar a todos los aspirantes de manera equitativa y que el proceso sea transparente para los reclutadores.
¿Cómo escoger el mejor sistema de seguimiento o ATS?
Elegir una plataforma de seguimiento adecuada es una decisión importante. Puedes partir por:
Evaluar las necesidades por las que tu empresa necesita un Sistema de Seguimiento de Candidatos.
Considerar las funcionalidades que ofrece y su capacidad para integrarse con tus procesos de selección.
👇 También fíjate en:
1. Volumen de procesos y tamaño de tu empresa
Si tu empresa maneja un gran número de contrataciones, necesitas una plataforma que pueda gestionar una gran cantidad de datos sin perder rendimiento y que cuente con funcionalidades que agilicen la postulación.
👉 Puede que te interese saber cómo optimizar el ATS para la contratación de grandes volúmenes.
Para empresas con menos contrataciones, un sistema de seguimiento más sencillo y fácil de usar puede ser suficiente.
2. Tipos de cargos que seleccionar
El caso es simple:
Si contratas para puestos que requieren un alto número de postulantes (como cargos operativos o de venta), necesitas un ATS que pueda manejar procesos de selección de personal rápidos y eficientes, con capacidades de filtrado y clasificación masiva.
Si contratas para puestos profesionales o técnicos, el Applicant Tracking System que deberías escoger es uno con herramientas que te permitan evaluar habilidades específicas e incluya el análisis de CVs y funcionalidades que faciliten la evaluación de conocimientos determinados.
3. Tamaño del equipo de selección
Evaluar qué tan grande es tu equipo de analistas y su distribución (en qué zona, sector o sucursal trabajan) es importante para elegir un sistema de seguimiento de solicitantes útil para la empresa.
Cuando el grupo de analistas lo integran solo unos pocos, puede ser importante automatizar el proceso de selección con un ATS que “mecanice” la mayor parte de las tareas repetitivas y administrativas. Esto para liberar tiempo a los reclutadores.
Y si el equipo es grande, además de sumar la automatización, un ATS eficiente será el que facilite la comunicación interna, la colaboración y la asignación de tareas, como, por ejemplo, quienes estarán presente en la entrevista con el candidato.
Lo mismo debes evaluar si tienes solo un equipo de analistas o varios localizados en distintos puntos. En el caso de los segundos, puede ser beneficiosa una plataforma que permita la colaboración en línea, compartir información en tiempo real y el acceso a la plataforma desde cualquier lugar.
4. Distintos softwares ATS del mercado
Este factor es bastante lógico, pero vale el tiempo para resaltarlo. Y es que sí es importante analizar toda solución de software ATS disponible en el mercado. Es la forma de que no te dejes llevar por la primera opción que encuentres; en vez de eso, evalúa detalladamente las diferentes plataformas para identificar la que mejor se adapte a tus necesidades de reclutamiento y selección de personal.
5. Adaptabilidad móvil
En una era de transformación digital, es importante que un ATS permita a los aspirantes interactuar con el proceso tanto desde computadores como desde dispositivos móviles. La posibilidad de postularse y seguir la selección desde cualquier lugar y en cualquier momento no solo mejora la accesibilidad para los candidatos, también juega un rol clave en mantener un buen employer branding (marca empleadora).
6. Seguridad y protección de datos
Un sistema de seguimiento adecuado debe cumplir con altos estándares de seguridad para proteger la información sensible de los candidatos. Cumplir con los marcos legales indica que el proveedor del sistema asegura una correcta protección de datos y la confidencialidad de estos.
¿Cuándo es momento de implementar un ATS en una organización?
Siempre es un buen momento para implementar un ATS. No importa el tamaño de tu empresa o el volumen de contrataciones, un software de este tipo te ayudará a:
Automatizar tareas: mejorar la velocidad y la eficiencia del proceso de selección.
Centralizar: mantener toda la información organizada y accesible sobre cada candidato.
Gestionar: tener el control total sobre cada etapa de la selección.
Además, contarás con una serie de herramientas que te ayudarán a administrar tu proceso e identificar al mejor candidato.
¿Cómo implementar un ATS?
No existe una receta única para implementar un ATS, pues las necesidades y objetivos son diferentes entre las organizaciones. Sin embargo, es importante tener claro cuáles son los desafíos que se buscan subsanar con el apoyo de un sistema de seguimiento de solicitantes.
Tras eso, investiga y selecciona al proveedor más adecuado, planifica las fases de la implementación (recursos necesarios, cronograma y responsables de cada tarea). También será necesario tener presente el cómo capacitar a tu personal para usar un ATS y personalizar la plataforma y las fases del proceso, entre otros.
¿Te interesa este tema?
👉 Revisa los demás pasos de cómo implementar un ATS.
Ventajas de un software ATS
Con el tiempo, los software de seguimiento de candidatos se han posicionado como una herramienta indispensable para la gestión de personas a nivel de reclutamiento y selección. Y es que las ventajas de un ATS refuerzan la capacidad de las empresas para atraer, gestionar y evaluar talento efectiva y estratégicamente.
Algunos beneficios de un sistema de seguimiento son:
Ahorro de tiempo en tareas repetitivas.
Ofrecer una experiencia más fluida y profesional a los postulantes.
Agilizar la programación de entrevistas.
Reducir el tiempo necesario para cubrir vacantes.
👉 Más ventajas de un ATS.
Consejos finales para utilizar un ATS de forma adecuada
Piensa más allá de los portales de empleo
Para ciertos procesos deberás hacer búsquedas de candidatos pasivos y tendrás que asegurarte de incluirlos en tu talent pool. Con un Applicant Tracking System, puedes generar una “reserva” de potenciales candidatos, a la que podrás recurrir si necesitas cubrir vacantes rápidamente o buscar perfiles especializados.
Incorpora QRs en sitios físicos
Para fomentar la atracción de talento rápida, asegúrate de aumentar las posibilidades de que los potenciales candidatos conozcan tu proceso. Para ello, usa códigos QR en tus tiendas o sucursales físicas para que postulen directamente al sitio de empleo.
Cerciórate de automatizar la mayor cantidad de tareas
Automatizar el proceso de selección es transformar el trabajo manual en un sistema digital eficiente, que no solo acelera las actividades rutinarias sino también permite ganar tiempo valioso. Te recomendamos analizar todo tu proceso e indagar en posibles automatizaciones al aplicar un Sistema de Seguimiento de Candidatos.
¿Viste el potencial que tiene una plataforma como esta? Ahora sí que ya sabes qué es un ATS y tienes la ventaja para elegir uno que se adapte a tus necesidades de reclutamiento y selección de personal.
¡Éxito!
