Guía para capacitar a tus reclutadores en el uso de un ATS
Si buscas optimizar tus procesos de selección y mejorar la experiencia de los reclutadores y candidatos, un ATS (Sistema de seguimiento de candidatos) es lo que necesitas. Pero hay una etapa de la que poco se habla: ¿cómo capacitar a tus reclutadores en el uso de un ATS? Quédate para averiguarlo.
Un Sistema de seguimiento de candidatos o ATS (por su sigla en inglés) ofrece una cantidad valiosa de funcionalidades que sirven para agilizar y automatizar el proceso de selección.
Integración con portales de empleo.
Acceder a pruebas psicométricas y evaluaciones.
Revisión automática de currículums.
Filtros y comparación de perfiles.
¡Y mucho más!
👉 Revisa las funciones clave de un ATS.
¿Pero de qué servirían tantas herramientas si no se saben utilizar? Los reclutadores podrían terminar confundidos y agotados con tantos elementos. ¡O peor! Podrían pensar que la plataforma no es lo suficientemente óptima para facilitar un proceso de selección y contratación efectivo.
Hay personas que pueden aprender de forma autónoma sobre una herramienta, pero ¡no caigamos en el error de asumir que todos los miembros del equipo lo hacen igual!
No te preocupes, aquí veremos qué implica capacitar a tus reclutadores en el uso de un ATS.
Anota:
1. Evalúa las necesidades de uso
Antes de comenzar cualquier proceso de capacitación en el manejo de los ATS o Applicant Tracking System o incluso de escoger con qué plataforma se trabajará, es fundamental evaluar detenidamente las necesidades específicas de la empresa y de tus reclutadores.
Esto conlleva:
Determinar los principales desafíos que enfrenta el equipo de atracción de talento. Por ejemplo, podrían necesitar apoyo con el seguimiento de candidatos, mayor coordinación entre diferentes etapas del proceso o una solución para gestionar grandes volúmenes de postulantes.
Observar si los procesos de selección tienen pasos redundantes y carecen de cierta organización. Aprovecha de analizar el volumen de candidatos que suelen manejar los reclutadores para establecer la carga de trabajo y la eficiencia requerida en el uso de la plataforma.
Identificar áreas de aprendizaje que los reclutadores necesitan conocer o reforzar, en orden prioritario, en torno a los ATS.
Con esta información, podrías determinar, por ejemplo, que las funcionalidades clave del ATS a capacitar primero serán:
Automatización de clasificación y filtrado de candidatos, herramientas para enviar invitación a entrevistas o generación de informes y analíticas sobre los distintos perfiles.
O las que consideres esenciales para que tu equipo pueda elevar la forma en que realizan sus procesos.
2. Involucra a tus reclutadores en el plan de acción
La participación activa de los reclutadores es clave para garantizar el éxito en cómo implementar un ATS.
¿De qué manera involucrarlos?
Promueve la comunicación abierta y el intercambio de ideas entre los miembros del equipo de reclutamiento.
Toma en cuenta las experiencias de cada reclutador para adaptar el uso de esta herramienta según sus requerimientos.
Escucha sus sugerencias, comentarios y dudas sobre el uso de los sistemas de seguimiento de candidatos.
Una vez implementado el ATS, establece reuniones periódicas con el proveedor y los reclutadores para discutir, en conjunto, el uso del software y compartir buenas prácticas.
3. Diseña una sesión de capacitación práctica
Para capacitar a tus reclutadores en el uso de un ATS, necesitas estructurar un plan que incluya objetivos de aprendizaje (específicos, alcanzables y medibles), un calendario detallado y los módulos que conformarán el programa. Aquí será importante que cuentes con el apoyo de tu proveedor ATS.
A este momento debes llegar conociendo las áreas en las que los reclutadores necesitan mayor capacitación en el uso del ATS. De ese modo, se podrá diseñar —junto al proveedor— un plan que se ajuste a las necesidades individuales y a los objetivos de la organización.
Incluye ejemplos prácticos para aportar a la comprensión más profunda de los analistas de selección sobre el ATS. Por ejemplo, cómo operan las herramientas de atracción de talento de la plataforma.
Cuando diseñes el plan de capacitación, recuerda que la práctica es vital para capacitar a reclutadores en el uso del ATS y aumentar la retención de lo aprendido. Así que muéstrales situaciones concretas que podrían enfrentar durante el proceso de contratación.
¿Por ejemplo?
Cómo filtrar candidatos, gestionar entrevistas y compartir vacantes por distintos canales de difusión, entre otros.
Con ello, se reflejarán los desafíos comunes al seleccionar y contratar, y los reclutadores podrán poner a prueba las habilidades y conocimientos adquiridos durante la capacitación.
☝️ CONSEJO:
Compárteles un manual de uso del proveedor junto con una guía para optimizar sus procesos, o videos que les permitan resolver dudas, reforzar el aprendizaje y ayudarles a aprovechar al máximo el sistema de seguimiento.
4. Implementa sesiones virtuales en vivo para tus reclutadores
Contar con un equipo de reclutadores dispersos geográficamente puede ser una ventaja estratégica. Sin embargo, esto también presenta el desafío de proporcionar una capacitación uniforme y efectiva en el uso del ATS.
Una forma puede ser implementando sesiones online con el proveedor del software, donde se muestre la plataforma en vivo para que los analistas vean cómo funciona. Además, ciertos proveedores, incorporan tutoriales en línea para guiarlos en el uso de diferentes funcionalidades de esta tecnología.
5. Mide el éxito en el uso del ATS
Indudablemente, medir es clave en estos procesos. Pues no solo permite verificar la efectividad de la capacitación impartida, también contribuye a la optimización continua del proceso de contratación y al logro de los objetivos organizacionales en materia de reclutamiento y selección.
¡Pero no es llegar y medir! Es fundamental establecer métricas claras de éxito y monitorear regularmente su implementación.
Por ejemplo:
Rastrear indicadores clave de rendimiento como el tiempo de contratación, la tasa de retención de candidatos y la calidad de las contrataciones realizadas.
Realizar revisiones periódicas de los datos que entrega el ATS, evaluando el cumplimiento de los objetivos definidos en la implementación del software. Esto permitirá ajustar las estrategias de capacitación según se requiera.
Evaluar el nivel de satisfacción que tienen los reclutadores con el Applicant Tracking System, recabando su feedback de forma regular para identificar posibles mejoras.
6. Trabaja con un proveedor de ATS que esté presente en todo momento
Una vez que trabajas con el ATS contar con la asistencia del proveedor es imprescindible.
En ese sentido, busca uno al que no solo le interese capacitar sobre el uso de esta tecnología, sino también que monitoree el proceso de aprendizaje de los reclutadores de tu organización para asistirlos y conseguir que se familiaricen por completo con la plataforma.
En Genomawork, por ejemplo, también estamos atentos de comunicar a nuestros clientes las últimas actualizaciones de la plataforma y las funciones que pueden utilizar para seguir optimizando sus procesos de contratación de personal.
7. Implementa mejoras constantes a los procesos de selección
Es indispensable que evalúes periódicamente la efectividad de la forma en que están llevando a cabo los procesos y recopiles el feedback de los reclutadores para identificar áreas de mejora. Esa retroalimentación te permitirá realizar ajustes y actualizaciones a la forma en que utilizan el ATS para sus tareas de reclutamiento y selección.
Como ves, para capacitar a tus reclutadores en el uso de un ATS se necesita más que compartir un manual. Ahora que ya sabes qué hacer, estás listo para acompañar a tu equipo en cada etapa.
