¿Cómo hacer una base de datos de candidatos?
Descubre cómo hacer una base de datos de candidatos que optimice tu proceso de selección, ahorre tiempo y te ayude a tomar decisiones de contratación más efectivas.
La dificultad de reclutar talento no es un problema nuevo, y esto se complica con la demanda de trabajadores calificados que crece a un ritmo alarmante. Fíjate bien:
El 75% de los empleadores a nivel mundial presenta dificultades para cubrir sus puestos, según un estudio de ManpowerGroup realizado a más de 40.000 empresas en 41 países.
Las áreas de la salud, las ciencias biológicas y la tecnología están entre las más afectadas.
Soy Andrea Fuenzalida, Head of Science & Assessments de Genomawork, y en este artículo, te mostraré cómo hacer una base de datos de candidatos que vuelva posible encontrar los perfiles que tus vacantes necesitan.
¿Qué es una base de datos de candidatos?
Una base de datos de candidatos o talent pool es un sistema de gestión donde se almacena toda la información de los postulantes de tus procesos. Esto incluye datos como información de contacto, currículums, avance en el proceso, referencias laborales y disponibilidad.
Otras BBDD de reclutamiento y selección más avanzadas, generalmente integradas con un Applicant tracking system o ATS, pueden incluir información sobre habilidades de los candidatos, resultados de evaluaciones y funciones automatizadas como el envío de correos y la generación de informes.
El propósito principal es que el departamento de Recursos Humanos gestione y acceda rápido a todos los datos de candidatos potenciales cuando se abre una vacante para que optimice los procesos de selección y agilice la toma de decisiones en contrataciones futuras.
¿Cuál es el objetivo de tener un talent pool?
La relevancia de un talent pool o base de datos de candidatos radica en acelerar la búsqueda del perfil adecuado (gracias a la gestión y procesamiento de grandes volúmenes de información), facilitar la toma de decisiones basada en datos estructurados, y que las empresas administren sus recursos más estratégicamente.
Por ejemplo, a largo plazo, una BBDD permite reducir los costos de contratación, pues brinda acceso a talentos que ya fueron evaluados y que podrían encajar en próximas vacantes.
Pasos para crear una BBDD de datos de candidatos
Define el perfil del candidato que necesitas
Antes de crear una base de datos, identifica qué perfiles son clave para los procesos de selección de tu empresa: atributos, habilidades y experiencia laboral necesarios.
Hazte preguntas como:
¿Cuáles son las vacantes que más son solicitadas?
¿En qué puestos tengo más dificultades para encontrar talento?
¿Qué habilidades son clave en cada puesto?
¿Qué criterios de calidad que faciliten la selección debo considerar? Con este análisis puedes empezar a pensar en la data que necesitas recolectar en los candidatos de tu base de datos.
Elige una plataforma para crear la base de datos de candidatos
Si buscas una opción sencilla, opta por construir una base de datos para reclutamiento y selección de personal en Excel o Google Sheets.
Allí, puedes incluir campos como:
Nombre, correo y teléfono.
Experiencia laboral y formación.
Habilidades clave (soft skills y técnicas).
Resultados obtenidos en evaluaciones.
Estado en el proceso de selección.
Ahora, esto implica el estar actualizando constantemente esa base de datos. Si deseas deshacerte de tareas manuales y agilizar el proceso, puedes usar un ATS para que automáticamente se almacene toda la información de los candidatos en un solo lugar.
Organiza la información por tipo de datos
Crea categorías, filtros y etiquetas que faciliten la búsqueda de los datos de los postulantes. Por ejemplo, nivel de experiencia, habilidades específicas o sucursal.
Adicionalmente, establece criterios para determinar qué candidatos ingresan a la base de datos, priorizando a aquellos que cumplen con los requisitos innegociables del puesto o han pasado una primera fase de evaluación.
Mantén la base de datos actualizada
Revisa periódicamente que la información esté completa y actualizada, asegurándote de que los datos de contacto, currículums y experiencia laboral sean precisos y clave para la empresa.
Dicho esto:
Elimina candidatos inactivos.
Agrega datos relevantes.
Revisa el estado de cada perfil.*En caso de que cuentes con un ATS que hace automáticamente esto por ti, puedes saltarte este paso.
Utiliza herramientas avanzadas para gestionar la base de datos
Cuando tus procesos se vuelven más complejos o requieren un alto volumen de candidatos, el uso de un software de reclutamiento y selección es la solución para automatizar la gestión de la BBDD.
En este caso, herramientas como los ATS permiten:
Filtrar perfiles por palabras clave y killer questions (preguntas adicionales).
Acceder a una batería de evaluaciones para medir a los candidatos.
Generar informes automáticos de resultados.
Automatizar acciones como el movimiento de candidatos entre etapas.
Crear alertas y recordatorios.
Comparar distintos talentos que postulan a un mismo cargo.
Agregar a candidatos pasivos.
Importar perfiles desde LinkedIn.
👉 Si esto te interesa, descubre lo que nuestro Applicant tracking system puede hacer por ti.
Otros pasos que puedes considerar:
Construye una marca empleadora que atraiga al perfil que buscas
Una marca empleadora atractiva puede ayudarte a atraer a los candidatos adecuados y ahorrarte trabajo en la búsqueda. Es más, podría ser la razón por la que los postulantes se interesan en la empresa o la descartan.
Por eso, es clave compartir testimonios de trabajadores, detalles de la cultura organizacional y beneficios para captar el interés de los candidatos ideales.
Utiliza múltiples fuentes de reclutamiento
No dependas de un único método para encontrar a los candidatos adecuados, pero elige los que realmente se adapten a tus necesidades de contratación.
Dicho esto, podrías combinar la publicación de vacantes en un sitio de empleos propio y bolsas de trabajo externas con la búsqueda de perfiles en redes sociales y las recomendaciones de colaboradores para crear una red amplia y llegar a más candidatos.
Si usas un ATS como el de Genomawork, podrás:
Crear tu propio sitio de ofertas de trabajo.
Difundir tus vacantes con un solo clic en distintos portales y RRSS.
Usar códigos QR para facilitar la postulación en tiendas físicas.
Mostrar vacantes de distintas sucursales y permitirles postular de forma simultánea.
Después, toda la información de tus candidatos se almacenará en la plataforma ATS.
¿Cómo hacer una base de datos de candidatos más rápida y precisa?
En resumen, construir una base de datos permite optimizar los procesos de selección, ahorrar tiempo y reducir costos a largo plazo. Si, además, utilizas un ATS, no solo mejoras la gestión del talento, también te ayuda a agilizar tareas como el seguimiento de tu proceso, la evaluación precisa de candidatos y la generación de informes de evaluación automáticos sea más fácil, rápida y precisa.
Si deseas acelerar la gestión de tu base de datos, te invitamos a conocer el ATS de Genomawork.
