Cómo implementar un ATS
Actualizado: 2 ago
Implementar un ATS (Applicant tracking system) exitosamente requiere una planificación y ejecución meticulosa. Aquí tienes una guía sobre cómo hacerlo si estás pensando en una solución que simplifique y agilice tu gestión del proceso de selección de personas.
Encontrar un Sistema de seguimiento de candidatos (ATS) es un proceso fundamental para cualquier equipo de profesionales de Recursos Humanos que busca optimizar su contratación de talento.
Pero hallar un Applicant tracking system (de ahí, la sigla ATS) que cumpla con las necesidades de tu organización es solo el primer paso. La verdadera transformación viene con la puesta en marcha de este sistema, que presenta grandes ventajas, entre ellas:
Agiliza tareas repetitivas.
Mejora la experiencia del candidato.
Proporciona datos e información en tiempo real para tomar decisiones.
Eso sí, el departamento de Recursos Humanos, los jefes de selección o los gerentes de contratación tienen que considerar que la integración de un sistema de seguimiento en los flujos de trabajo existentes presenta desafíos que van desde la resistencia al cambio hasta la adaptación de sus usuarios. Y aquí un aspecto clave que ayudará al éxito de esta implementación es que el ATS sea intuitivo y fácil de usar.
Otro factor clave es la flexibilidad de la plataforma.
Una plataforma o sistema de gestión rígido que imponga una forma de trabajar específica puede ser contraproducente. En cambio, una tecnología que se adapta a las diversas necesidades y procesos de la organización permite que cada flujo se gestione de manera eficiente y personalizada.
A continuación, descubre los pasos que debes tener en cuenta para implementar un ATS efectivo que te ayude a simplificar tu reclutamiento y selección.
1. Conocer el flujo del proceso
Si en el futuro próximo piensas cambiar o adoptar un nuevo ATS para tu organización, comienza por entender cómo tu equipo de contratación elabora los procesos de selección, cuáles son sus etapas, qué evaluaciones se realizan, cuánto tiempo toman, cuántos candidatos avanzan, desisten y llegan al final.
Esto te permitirá detectar áreas donde el tiempo y los recursos pueden eficientarse y entender las necesidades específicas de los reclutadores.
2. Levantar los desafíos que enfrenta el equipo de contratación
En línea con el punto 1, la pregunta es simple: ¿Por qué quieres implementar un ATS? De esa forma conocerás los problemas que se deben subsanar como:
¿Tienes suficientes postulantes para tus procesos?
¿Postulan candidatos poco calificados?
¿Sabes cómo evaluarlos de forma precisa?
¿Los reclutadores invierten demasiado tiempo en cada proceso o perfil a analizar?
¿Realizas tareas a mano y piensas que es posible optimizarlas?
Sea cual sea el desafío interno, debes tener claro:
1. Propósito: por qué implementar un ATS (contempla la necesidad y carencias actuales de los procesos y del equipo).
2. Alcance: áreas o equipos involucrados, líderes encargados del cambio y las expectativas que todos tienen en relación con esta tecnología de seguimiento de candidatos.
3. Intención: qué se busca concretamente (objetivos) y cuál será el estándar de éxito.
Al realizar un análisis completo de los flujos y procedimientos de contratación, sabrás qué características son esenciales buscar en un ATS.
Un ATS puede agilizar y automatizar tareas del proceso de selección, tales como:
Mover candidatos entre etapas.
Selección de currículums.
Creación de base de datos de candidatos o talent pool.
Realizar killer questions (preguntas adicionales).
Agendar entrevistas.
Generar un envío masivo de correos a candidatos.
Crear etiquetas para distinguir a los postulantes.
Descartar perfiles.
3. Explicar al equipo por qué un ATS es importante y obtener retroalimentación
Conversa con el equipo de analistas a cargo de manejar los procesos de reclutamiento y selección de la empresa para que comprendan cómo esta herramienta puede resolver problemas cotidianos como la gestión masiva de todos los candidatos o reducir el tiempo para buscar y organizar perfiles.
El punto es involucrar a todos los miembros del equipo para garantizar que todas las perspectivas sean consideradas. Esta acción:
Permite que participen en la implementación del cambio y que estén al tanto de lo que se necesita para lograr el éxito y mejorar su labor.
Clarifica cómo es que un sistema de seguimiento les aportará valor en su trabajo y da espacio a que comenten sus inquietudes.
Mitiga la resistencia al cambio (puedes mostrar estudios de casos de empresas que hayan pasado por una situación similar a la tuya, con el fin de que tu equipo conozca los beneficios de las alternativas de ATS que estés barajando).
4. Establecer objetivos y métricas de éxito
Determinar objetivos específicos permite cuantificar el éxito de la implementación del ATS desde el principio. Esto incluye la reducción de tiempos en el reclutamiento y selección, la satisfacción del candidato en el proceso (employer branding) y la centralización del flujo de trabajo para una experiencia óptima de los reclutadores.
Por lo demás, al fijar métricas claras, como la velocidad de contratación y la retroalimentación del candidato, puedes asegurarte de que cada aspecto del ATS contribuya de manera significativa a los resultados generales de la empresa.
💡 DATO:
Si tienes un ATS y estás experimentando dificultades, pregúntate qué es lo que no funciona. Esto es clave para entender cómo mejorar la forma en que actualmente lo están usando o iniciar la búsqueda de mejores sistemas de seguimiento.
5. Define quiénes participarán de la implementación del ATS
Definiendo el propósito, alcance y objetivo (punto 2) se tendrá una imagen clara de los profesionales cuya participación es clave en el proceso de implementación.
La inclusión de las partes interesadas —desde los líderes de RRHH hasta los usuarios finales de la plataforma— permite optimizar (acá puedes contar con la ayuda del proveedor de ATS) para la configuración inicial y la personalización de la plataforma según los requerimientos específicos de cada departamento o equipos. Ejemplo: cuáles serán los usuarios, roles y permisos que se definirán.
6. Explorar varios proveedores de sistemas de seguimiento de candidatos
Resuelve todas tus dudas con los proveedores que estás considerando y, especialmente, consulta por las funcionalidades y métricas que el sistema permite trabajar.
La idea es que te asegures de que la plataforma proporciona métricas claras y precisas al cliente interno, demostrandole cómo la plataforma evalúa competencias específicas y proporciona datos fundamentales para una mejor toma de decisiones estratégicas.
7. Selecciona el software de reclutamiento y selección adecuado
Al elegir un sistema de seguimiento ATS, asegúrate de que el software brinde una solución integral. Es decir, que la plataforma no solo cumpla con las necesidades actuales de tu organización, sino que también esté preparada para adaptarse y crecer conforme evolucionen tus requerimientos y procesos de reclutamiento y selección de personal.
Ten presente que entre las funciones clave del ATS deberían incluirse las que faciliten desde la gestión de candidatos y flujos del proceso hasta la generación de informes analíticos avanzados y la accesibilidad a través distintos dispositivos móviles.
Para la mayor parte de las empresas también es importante la integración de un ATS con otras herramientas de gestión. Así, por ejemplo, es que surgen funcionalidades como el multiposting, que permite, con un solo clic, publicar una oferta laboral en distintos portales de empleos al mismo tiempo.
8. Elaborar planes para mitigar contingencias
Es importante identificar y anticipar las posibles contingencias que pueden surgir en la puesta en marcha de un nuevo tracking system. Por ejemplo, desafíos de la migración de grandes volúmenes de datos existentes.
Por ello, involucra a las partes interesadas para identificar y definir posibles eventualidades con el fin de estar preparados.
9. Aprovechar el apoyo del proveedor de ATS y transmitirle tus expectativas
Una vez que empieces a utilizar el Sistema de seguimiento de candidatos es importante apalancarse en el proveedor y su equipo de soporte, pues son quienes mejor conocen esta tecnología.
Así que…
Sigue las instrucciones o recomendaciones.
Solicita un espacio de inducción o aprendizaje.
Trabaja en estrecha colaboración con ellos.
Cuéntales cuáles son tus expectativas y necesidades de contratación.
Esto último es clave para un buen onboarding. Por ejemplo, si le transmites tus principales métricas u objetivos, como puede ser rebajar los tiempos por cada candidato, el proveedor podría indicarte qué funcionalidades debes comenzar a utilizar.
También puede ocurrir que no tengas total claridad de tus métricas. Pues en ese caso, es importante que lo comuniques para que el equipo de onboarding te ayude a aterrizarlas.
10. Planificar una ruta de trabajo (cronograma)
Crear un cronograma es clave para guiar la puesta en marcha del Sistema de seguimiento de candidatos. Para ello, hay que considerar todos los aspectos discutidos previamente y entender el flujo actual de los procesos, identificar áreas de mejora y definir desafíos específicos.
Todo esto es mejor si lo haces con apoyo de todo tu equipo de trabajo y de tu proveedor. Este último puede ofrecer insights especializados sobre la duración estimada de cada fase, ayudando a ajustar las expectativas e incorporando las funcionalidades que maximicen la eficiencia de la selección.
☝️ CONSEJO:
Incluye fechas específicas tanto para la capacitación como para el inicio de uso de la herramienta.
11. Capacita al equipo que usará el sistema ATS
Tu proveedor debería ser capaz de guiarte en la creación de un flujo de trabajo que te ayude a mejorar tus procesos de selección de personal. Es decir, usar las funcionalidades del Applicant tracking system para optimizar cada etapa y mostrarte cómo se utilizan.
Por ejemplo: si usas killer questions para eliminar candidatos que no cumplen los requisitos básicos, el proveedor te podría mostrar cómo la automatización de tareas te ayudará a hacerlo más rápido.
👉 Puede que te interese aprender a automatizar la selección.
Con la demostración y capacitación, tu equipo aprenderá a usar el software, maximizando sus beneficios y asegurando una transición fluida al nuevo proceso.
12. Probar el software ATS
Para resolver el cómo implementar un ATS, nada mejor que probar. Hacer tantas pruebas como sean necesarias, permitirá identificar y solucionar cualquier problema antes de que se convierta en un obstáculo.
Así quienes usen la plataforma se familiarizarán con ella y podrán plantear cualquier duda o desafío al proveedor.
Este también puede ser el momento adecuado para preconfigurar funcionalidades del sistema de seguimiento, tales como:
Armar plantillas de correo electrónico.
Cargar formularios para solicitar referencias.
Generar killer questions o preguntas adicionales.
Crear etiquetas personalizadas para filtrar candidatos.
Construir el proceso en cuanto a cantidad de etapas y evaluaciones.
Programar recordatorios automáticos para los postulantes que no completen ciertas evaluaciones.
¡Y hay otros más!
Por ejemplo, customizar el sitio de empleo propio (para reforzar tu marca empleadora) y establecer las métricas que quieres seguir.
💡 DATO:
En Genomawork, nos encargamos de la configuración e implementación del sistema ATS. Si prefieres hacerlo por tu cuenta, te enseñamos a utilizar las herramientas necesarias para que puedas gestionarlo de manera autónoma.
13. Crear procesos en la nueva plataforma
Junto con probar el ATS llega el momento de identificar claramente los perfiles a contratar en la organización.
En Genomawork, esto es una fase clave donde puedes acceder a perfiles prediseñados que te ayudan a crear procesos en pocos minutos en el sistema.
Así, cuando creas un nuevo puesto y seleccionas uno de estos perfiles, podrás contar con un proceso con evaluaciones específicamente definidas para indagar en habilidades clave para “ese” rol. En otras palabras, instrumentos para medir los rasgos y habilidades que debe tener el candidato para cumplir con los requerimientos del cargo.
💡 DATO:
La Inteligencia Artificial analiza una variedad de rasgos que podrían influir en las habilidades y atributos necesarios para el éxito en un determinado cargo, facilitando así la identificación de los mejores candidatos para el puesto.
14. Monitorear continuamente el rendimiento del ATS y continuar la retroalimentación
El Applicant tracking system debe entregar métricas que ayuden a hacer seguimiento periódico y a entender si se están cumpliendo los objetivos trazados.
Por ese motivo es que realizar análisis con los datos generados por la plataforma, te puede ayudar a optimizar continuamente tus procesos de contratación.
Al analizar los datos, se puede:
Evaluar la efectividad de las estrategias implementadas.
Identificar patrones en el comportamiento de los postulantes.
Mejorar la experiencia del candidato.
En Genomawork, nos gusta apoyar a nuestros clientes por lo que implementamos distintas prácticas para estar en sintonía con ellos. De esta manera, los asistimos en desafíos como identificar nuevas necesidades y actualizar las formas de usar la plataforma.
Esperamos haberte ayudado a resolver tus dudas sobre cómo implementar un ATS.
