¿Cómo usar el envío masivo de correos a candidatos?
Actualizado: 8 jul
Si necesitas comunicarte con un gran número de postulantes, hacerlo uno por uno resulta una tarea abrumadora que consume demasiado tiempo. Y es muy probable fallar, dejando a los candidatos sin saber sobre el proceso. ¿Cómo usar el envío masivo de correos a candidatos?
Tabla de contenidos
Como reclutador, enfrentas una serie de responsabilidades críticas en el proceso de reclutamiento y selección de talento. Sin embargo, muchas de estas tareas, aunque valiosas, conllevan una carga manual importante.
¿Alguna tarea en particular?
El envío masivo de correos a los candidatos.
Esto se vuelve arduo y repetitivo cuando los mensajes se mandan uno por uno cada vez que haya una información que comunicar. Ni hablar cuando tienes que contactar a un centenar o miles de postulantes. No solo se consume una cantidad de tiempo considerable, también aumenta la posibilidad de errores y omisiones.
Suma que los candidatos puedan tener preguntas o inquietudes que necesiten respuestas inmediatas. Si estás inmerso en un flujo constante de trabajo manual, existe el riesgo de pasar por alto estos correos urgentes.
Consecuencias del envío manual de correos
1. Perjudica la experiencia del candidato
Nada frustra más a cualquier postulante que el hecho de que las empresas no se comuniquen con ellos. Según datos mundiales del sector de RRHH, el 54% ha abandonado el proceso debido a una mala comunicación por parte del reclutador/empleador.
Y es que está claro que cuando el candidato no recibe información sobre el proceso o sus consultas no son atendidas se perjudica la imagen de marca empleadora.
2. Dificulta la fluidez del proceso
Cuando los emails se envían de manera individual, los reclutadores necesitan redactar cada mensaje por separado, complicando la ejecución del proceso de selección. Esta tarea consume una alta cantidad de horas que podrían destinarse a otras actividades de mayor valor.
Además, puede retrasar el avance de los candidatos, ya que cada notificación o solicitud de información debe tratarse de forma independiente.
3. Se debilita la equidad
Si un reclutador proporciona más información a un candidato que a otros, se crea una situación de desigualdad que puede afectar la objetividad y la imparcialidad del proceso. Esto puede llevar a una experiencia injusta para los postulantes y socavar la percepción de equidad en la selección.
Ventajas de usar un ATS para el envío masivo de correos
Si bien también existen plataformas 100% destinadas al envío de correos, para los reclutadores la mejor opción es un Sistema de Seguimiento de Candidatos, también conocido como Applicant Tracking Systems o simplemente ATS.
¿La razón?
No solo se puede mandar emails sino también centralizar la información de todos los postulantes. Esto da una ventaja al hablar de una función como la del envío masivo de correos a candidatos, ya que el ATS permite automatizar la comunicación sin perder la personalización, pero también recopilar toda la información para hacer seguimiento de todos los candidatos durante la selección.
Por lo tanto, ofrece una solución eficiente y escalable, con la que puedes:
Llegar a un gran número de destinatarios de manera rápida y efectiva.
Ahorrar tiempo para centrarte en otras actividades clave de la selección.
Programar grandes volúmenes de emails y personalizar cada uno de ellos.
Todo en un solo lugar, sin tener que ocupar más herramientas.
Los ATS modernos vuelven atractivos y dinámicos los emails
Con la competencia y la tecnología que hoy existe, lo mínimo que se espera de un ATS es que tenga la capacidad de automatizar y enviar correos electrónicos. Pero esto no tiene por qué resultar en emails robóticos, aburridos e impersonales.
Hoy pueden ser atractivos y dinámicos, incluso cuando se mandan de forma automatizada, porque es posible:
1. Incluir elementos visuales y campos personalizados que permitan, de forma automática, insertar, por ejemplo, el nombre del candidato y del proceso.
2. Ajustar colores y diseño para alinearse con el branding de la empresa.
La finalidad, en este sentido, es garantizar correos de calidad, visualmente atractivos y coherentes con la identidad corporativa.
Cómo crear un correo electrónico
Realmente se trata de una acción simple y rápida.
Paso 1: Selección de plantilla
Se escoge un correo preconfigurado (o también puedes escribirlo desde cero) que puedes ajustar según lo que necesites. Te recomendamos hacer este ejercicio para correos de descarte, recordatorios, invitaciones y más, con el fin de que diseñes todas las comunicaciones que quieres hacer en cada etapa de tu proceso.
Paso 2: Configuración y personalización
Podrás editar el cuerpo de mensaje con lo que requieras, así como el asunto y nombre de la plantilla. Allí mismo puedes incluir campos personalizados (por ejemplo, con el nombre del candidato y del proceso) para una comunicación de trato cercano, particular y específica, aun cuando estés enviando una gran cantidad de correos a la vez.
También se dispone de funciones que enriquecen el texto (colores, negritas, formato) para resaltar toda la información relevante para el candidato.
Una vez configurado y personalizado, haz clic en guardar.
Paso 3: Automatización
Esto es lo mejor que puedes hacer para bajar la carga manual de tu proceso.
Añade el correo como una automatización de una etapa según ciertas condiciones específicas establecidas por el analista de selección (por ejemplo, que cada vez que tus candidatos sean movidos de etapa, les llegue un mensaje a su bandeja de entrada).
¡Y listo! Ya tienes el correo definido y se enviará automáticamente a medida que los candidatos avancen en el proceso.
Anímate a crear un sistema robusto de correos automatizados que mantengan a los candidatos informados de cada paso.
Características que debes buscar en la función de envío de correo electrónico
Plantillas de correos electrónicos
¿Necesitas recordarle al candidato una actividad pendiente o informarle que ha sido descartado? Piensa en las plantillas de correos electrónicos como en un editor de textos que te ayuda a ahorrar tiempo, pues tienes una redacción de base para personalizar con datos de tu empresa y del proceso.
Define qué le dirás a tus postulantes, selecciona una plantilla predefinida (la que más se ajuste), ¡y manos a la obra!
En Genomawork, también puedes crear una plantilla de correo propia o todas las que desees, y usarlas cuantas veces quieras.
Imágenes y branding
Una de las características más valoradas por las empresas en el envío masivo de correos a candidatos es la capacidad de personalizarlos con su propia imagen y branding.
Las empresas desean reflejar su marca, en lugar de parecer genéricos o provenientes de un sistema automatizado. Por ello, es fundamental destacar que los correos electrónicos masivos enviados a través de un ATS pueden ser “brandeados”. Esto significa que puedes incorporar los colores, logotipos y estilos propios de la empresa, para reforzar su identidad corporativa.
Automatización
Con esta funcionalidad, es posible programar el envío de mensajes en momentos específicos del proceso (cuando entran a una etapa, terminan actividades, son contratados, entre otros).
Seguimiento
Permite verificar si el email fue enviado correctamente, qué contenido se incluyó y cuál es el estado actual del email (por ejemplo, enviado, recibido o leído). En el registro de actividades, además, se puede visualizar qué emails han sido recibidos por cada candidato.
El seguimiento asegura que los mensajes lleguen a su destino y brinda información valiosa sobre la interacción de los postulantes con tus correos.
¿Qué te parece lo que la automatización del envío masivo de correos a candidatos puede hacer por ti? Cuenta con nosotros para apoyarte en la implementación.
